Jak weryfikujemy wnioski?

1. Zgłoszone projekty podlegają ocenie formalnej przez Biuro Spraw Społecznych Urzędu co do spełniania przez nie wymogów wskazanych w § 1 ust. 2 oraz § 3 ust. 1-4, 7 i 9 Uchwały.
2. Projekty niezgodne z wymogami formalnymi zostaną odrzucone z podaniem przyczyn ich odrzucenia.
3. Projekty, które pozytywnie przejdą ocenę formalną podlegają ocenie merytorycznej, która jest dokonywana przez Biuro Spraw Społecznych Urzędu po zasięgnięciu pisemnej opinii właściwego biura/wydziału/referatu Urzędu lub miejskiej jednostki organizacyjnej, a następnie przez merytorycznie właściwe biuro/wydział/referat Urzędu lub miejską jednostkę organizacyjną.
4. W trakcie oceny merytorycznej badane jest spełnienie przez projekt łącznie następujących warunków przy użyciu karty obiegowej oceny projektu, której wzór stanowi załącznik nr 2 do uchwały:
   1. projekt mieści się w zakresie zadań własnych Miasta;
   2. projekt nie pozostaje w sprzeczności z obowiązującymi koncepcjami przestrzennymi, w tym w szczególności z planami zagospodarowania przestrzennego, przedsięwzięciami zamieszczonymi w Wieloletniej Prognozie Finansowej itp.;
   3. projekt nie narusza obowiązujących przepisów prawa, prawa osób trzecich, w tym prawa własności;
   4. projekt nie wymaga współpracy podmiotów zewnętrznych, a w przypadku gdy wymaga – podmioty te przedstawiły pisemną gotowość do współpracy w formie oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik do formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w § 3 ust. 2 Uchwały;
   5. projekt jest wykonalny technicznie (tzn. znane oceniającym uwarunkowania techniczne, przestrzenne, społeczne umożliwiają, według najlepszej wiedzy, realizację wnioskowanego zadania);
   6. zweryfikowane szacunkowe koszty realizacji projektu mieszczą się przedziale określonym w § 1 ust. 2 Uchwały;
   7. projekt jest możliwy do realizacji w roku 2019;
   8. projekt nie przewiduje realizacji jedynie części zadania, w tym sporządzenia wyłącznie projektu bądź planu zadania lub zabezpiecza jedynie środki na wykonanie, bez zabezpieczenia środków na projektowanie;
   9. projekt zapewnia dostępność dla mieszkańców Szczecinka, rozumianą jako możliwość korzystania przez mieszkańców z efektów zrealizowanego projektu;
   10. projekt nie ma charakteru projektu autorskiego, chyba że przewiduje się nieodpłatne przeniesienie autorskich praw majątkowych na Miasto Szczecinek i wybór wykonawcy w trybie konkurencyjnym, w tym w oparciu o przepisy Prawa zamówień publicznych.
5. Biuro Spraw Społecznych Urzędu lub właściwy wydział/biuro/referat Urzędu lub miejska jednostka organizacyjna zwraca się telefonicznie lub e-mailem do autora projektu o uzupełnienie lub wyjaśnienie, w każdym przypadku gdy zachodzą wątpliwości wynikające z określonych zapisów projektu, które mają wpływ na jego ocenę.
6. W przypadku, gdy w wyniku oceny okaże się, że koszt szacunkowy projektu przekracza kwotę środków, określoną w § 1 ust. 2 Uchwały, opiniujący wydział/biuro/referat Urzędu lub miejska jednostka organizacyjna przedkłada autorowi projektu - na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail lub telefonicznie - propozycję ograniczenia zakresu rzeczowego projektu lub też inne propozycje umożliwiające realizację projektu w granicach kwoty określonej w § 1 ust. 2 Uchwały, przy zachowaniu jego funkcjonalności.
7. Autor projektu może dokonać stosownej modyfikacji projektu, w szczególności tak, aby koszty szacunkowe projektu mieściły się w kwocie środków określonej w § 1 ust. 2 Uchwały, przy czym modyfikacja powinna nastąpić poprzez złożenie poprawionego formularza zgłoszeniowego najpóźniej 7 dnia od dnia poinformowania autora projektu.
8. W przypadku braku modyfikacji projektu w powyższym terminie, projekt zostanie oceniony negatywnie ze względów merytorycznych.
9. Istotna zmiana zakresu rzeczowego projektu, w tym w szczególności zmiana jego lokalizacji bądź łączenie z innymi projektami, jest możliwa tylko za zgodą autora lub autorów projektów.
10. Po zakończeniu oceny projektu Biuro Spraw Społecznych Urzędu informuje na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail oraz telefonicznie autorów projektów, które zostały ocenione negatywnie, o przyczynach negatywnej oceny projektu. Na adres e-mail autora przesyłana jest kopia karty obiegowej oceny projektu.
11. W terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji o negatywnej ocenie projektu, autorowi służy prawo wniesienia pisemnego odwołania.
12. Odwołanie składane jest do Burmistrza, który ostatecznie rozstrzyga w sprawie umieszczenia takiego projektu na liście projektów do głosowania.
13. W terminie 7 dni od dnia wniesienia odwołania Burmistrz informuje pisemnie autora projektu o wyniku rozpatrzenia odwołania.
14. Po zakończeniu procedury odwoławczej Biuro Spraw Społecznych Urzędu sporządza informację zawierającą wyniki oceny wszystkich projektów zgłoszonych w ramach budżetu obywatelskiego w sposób określony w załączniku nr 3 do uchwały.
15. Kolejność projektów w informacji, o której mowa w ust. 14 jest ułożona zgodnie z datą ich złożenia.
16. Informacja, o której mowa w ust. 14, jest podawana do publicznej wiadomości na stronie internetowej Urzędu oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu i zawiera: informację o autorze projektu, nazwę projektu wraz z krótką charakterystyką, lokalizację, zweryfikowaną szacunkową wartość projektu oraz wynik oceny. Informacja o projektach odrzuconych w wyniku oceny zawiera dodatkowo uzasadnienie odrzucenia oraz wynik procedury odwoławczej (jeśli zostało złożone odwołanie).
17. Jeśli wartość wszystkich projektów, nieodrzuconych w wyniku oceny nie przekracza kwoty dostępnej na realizację budżetu obywatelskiego, o której mowa w § 1 ust. 1 Uchwały, głosowanie nie odbywa się, a wszystkie projekty z listy dopuszczonych do głosowania zostają przyjęte do realizacji.