Jak weryfikujemy wnioski?

1. Zgłoszone projekty podlegają ocenie formalnej przez Biuro Spraw Społecznych Urzędu.
2. W trakcie oceny formalnej badane jest spełnienie przez projekt łącznie następujących warunków przy użyciu karty obiegowej oceny projektu, której wzór stanowi załącznik nr 2 do uchwały:
   1. projekt został zgłoszony na formularzu zgłoszeniowym projektu zgodnym ze wzorem określonym w § 3 ust. 2 uchwały,
   2. formularz zgłoszeniowy wpłynął w terminie zgłaszania projektów określonym w ogłoszeniu Burmistrza Miasta Szczecinek, o którym mowa w § 3 ust. 7 uchwały,
   3. do formularza zgłoszeniowego została dołączona lista poparcia projektu, której wzór stanowi załącznik do formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w § 3 ust. 2 uchwały i jest ona kompletna,
   4. formularz zgłoszeniowy ma wypełnione w sposób czytelny wszystkie pola obowiązkowe (w tym adres email i numer telefonu autora projektu),
   5. autor projektu spełnia wszystkie wymogi formalne (miejsce zamieszkania, w przypadku, gdy wnioskodawcą jest osoba małoletnia, do projektu dołączono zgodę opiekuna prawnego na złożenie projektu),
   6. łączny szacunkowy koszt realizacji projektu zapisany w formularzu zgłoszeniowym mieści się w przedziale wskazanym w § 1 ust. 2 uchwały,
   7. formularz zgłoszeniowy został złożony w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z wymogami § 3 ust. 9 uchwały.
3. Projekty niezgodne z wymogami formalnymi zostaną odrzucone z podaniem przyczyn ich odrzucenia, a ich autorzy zostaną poinformowani przez pracownika Biura Spraw Społecznych Urzędu na wskazany w formularzu zgłoszeniowym projektu adres e-mail oraz wiadomością sms na podany numer telefonu, o wynikach negatywnej oceny z podaniem uzasadnienia odrzucenia projektu.
4. Projekty spełniające wymogi formalne, zostaną poddane ocenie merytorycznej, która jest dokonywana przez Biuro Spraw Społecznych Urzędu po zasięgnięciu opinii właściwego biura/wydziału/referatu Urzędu lub miejskiej jednostki organizacyjnej, a następnie przez merytorycznie właściwe biuro/wydział/referat Urzędu lub miejską jednostkę organizacyjną.
5. W trakcie oceny merytorycznej badane jest spełnienie przez projekt łącznie następujących warunków przy użyciu karty obiegowej oceny projektu, której wzór stanowi załącznik nr 2 do uchwały:
   1. projekt mieści się w zakresie zadań własnych Miasta;
   2. projekt nie pozostaje w sprzeczności z obowiązującymi koncepcjami przestrzennymi, w tym w szczególności z planami zagospodarowania przestrzennego, przedsięwzięciami zamieszczonymi w Wieloletniej Prognozie Finansowej itp.;
   3. projekt nie narusza obowiązujących przepisów prawa, prawa osób trzecich, w tym prawa własności;
   4. projekt nie wymaga współpracy podmiotów zewnętrznych, a w przypadku gdy wymaga – podmioty te przedstawiły pisemną gotowość do współpracy w formie oświadczenia lub deklaracji, których wzór stanowią załączniki do formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w § 3 ust. 2 uchwały;
   5. projekt jest wykonalny technicznie (tzn. znane oceniającym uwarunkowania techniczne, przestrzenne, społeczne umożliwiają, według najlepszej wiedzy, realizację wnioskowanego zadania);
   6. zweryfikowane szacunkowe koszty realizacji projektu mieszczą się przedziale określonym w § 1 ust. 2 uchwały;
   7. projekt jest możliwy do realizacji w trakcie jednego roku budżetowego;
   8. projekt nie przewiduje realizacji jedynie części zadania, w tym sporządzenia wyłącznie projektu bądź planu zadania lub zabezpiecza jedynie środki na wykonanie, bez zabezpieczenia środków na projektowanie;
   9. projekt zapewnia pełną dostępność wszystkim mieszkańcom Szczecinka, bez ograniczeń i bez konieczności przynależności do określonego stowarzyszenia lub organizacji;
   10. projekt nie ma charakteru projektu autorskiego, chyba że przewiduje się nieodpłatne przeniesienie autorskich praw majątkowych na Miasto Szczecinek i wybór wykonawcy w trybie konkurencyjnym, w tym w oparciu o przepisy Prawa zamówień publicznych;
   11. proponowany sposób realizacji zadania spełnia wymogi celowości, gospodarności i racjonalności wydatkowania środków publicznych (w tym z uwzględnieniem przyszłych szacunkowych kosztów funkcjonowania i utrzymania).
6. Biuro Spraw Społecznych Urzędu, właściwy wydział/biuro/referat Urzędu lub miejska jednostka organizacyjna zwraca się telefonicznie lub e-mailem do autora projektu o uzupełnienie lub wyjaśnienie, w każdym przypadku gdy zachodzą wątpliwości wynikające z określonych zapisów projektu, które mają wpływ na jego ocenę.
7. W przypadku ustalenia w wyniku oceny merytorycznej, że koszt szacunkowy projektu przekracza kwotę środków, określoną w § 1 ust. 2 uchwały, opiniujący wydział/biuro/referat Urzędu lub miejska jednostka organizacyjna przedkłada autorowi projektu - na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail lub telefonicznie - propozycję ograniczenia zakresu rzeczowego projektu lub też inne propozycje umożliwiające realizację projektu w granicach kwoty określonej w § 1 ust. 2 uchwały, przy zachowaniu jego funkcjonalności.
8. Autor projektu może dokonać stosownej modyfikacji projektu, w szczególności tak, aby koszty szacunkowe projektu mieściły się w kwocie środków określonej w § 1 ust. 2 uchwały, przy czym modyfikacja powinna nastąpić poprzez złożenie poprawionego formularza zgłoszeniowego najpóźniej 7 dnia od dnia poinformowania autora projektu o konieczności dokonania w nim zmian.
9. W przypadku braku modyfikacji projektu w powyższym terminie, projekt zostanie oceniony negatywnie ze względów merytorycznych.
10. Istotna zmiana zakresu rzeczowego projektu, w tym w szczególności zmiana jego lokalizacji bądź łączenie z innymi projektami, jest możliwa tylko za zgodą autora lub autorów projektów.
11. Po zakończeniu oceny merytorycznej projektu pracownik Biura Spraw Społecznych Urzędu informuje na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail oraz wiadomością sms na podany numer telefonu autorów projektów, które zostały ocenione negatywnie, o przyczynach negatywnej oceny projektu. Na adres e-mail autora przesyłana jest kopia karty obiegowej oceny projektu.
12. W terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji o negatywnej ocenie merytorycznej projektu, autorowi służy prawo wniesienia pisemnego odwołania. W przypadku złożenia odwołania drogą pocztową, za datę wpływu uważa się datę wpływu do Urzędu.
13. Odwołanie składane jest do Burmistrza, który ostatecznie rozstrzyga w sprawie umieszczenia takiego projektu na liście projektów do głosowania.
14. W terminie 7 dni od dnia wniesienia odwołania Burmistrz informuje pisemnie autora projektu o wyniku rozpatrzenia odwołania.
15. Po zakończeniu procedury odwoławczej Biuro Spraw Społecznych Urzędu sporządza informację zawierającą wyniki oceny wszystkich projektów zgłoszonych w ramach budżetu obywatelskiego.
16. Kolejność projektów w informacji, o której mowa w ust. 15 jest ułożona zgodnie z datą ich złożenia.
17. Informacja, o której mowa w ust. 15, jest podawana do publicznej wiadomości na stronie internetowej budżetu obywatelskiego i zawiera: nazwę projektu, imię i nazwisko autora, lokalizację, zweryfikowaną szacunkową wartość oraz wynik oceny.
18. Jeśli wartość wszystkich projektów, nieodrzuconych w wyniku oceny nie przekracza kwoty przeznaczonej na realizację budżetu obywatelskiego, o której mowa w § 1 ust. 1 uchwały, głosowanie nie odbywa się, a wszystkie projekty z listy dopuszczonych do głosowania zostają przyjęte do realizacji.