Weryfikacja

Jak weryfikujemy wnioski?

Weryfikacja wniosków do Budżetu Obywatelskiego w Szczecinku przebiega w następujący sposób:

1. Ocena projektów odbywa się przy użyciu karty obiegowej oceny projektu, której wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Zgłoszony projekt podlega ocenie formalnej przez Biuro Prasowe i Komunikacji Społecznej Urzędu i może zostać odrzucony, jeśli nie spełnia któregoś z następujących warunków:

1) projekt został zgłoszony na formularzu zgłoszeniowym zgodnym ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia,

2) formularz zgłoszeniowy ma wypełnione w sposób czytelny wszystkie pola obowiązkowe (w tym adres email i numer telefonu autora projektu),

3) do formularza została dołączona lista poparcia z podpisami 10 mieszkańców Szczecinka,

4) autor projektu spełnia wszystkie wymogi formalne (miejsce zamieszkania, w przypadku, gdy wnioskodawcą jest osoba małoletnia, do projektu dołączono zgodę opiekuna prawnego na złożenie projektu),

5) łączny szacunkowy koszt realizacji projektu zapisany w formularzu zgłoszeniowym mieści się w przedziale wskazanym w § 1 ust. 3 zarządzenia,

6) formularz zgłoszeniowy został złożony w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z wymogami § 2 ust. 6 zarządzenia.

7) formularz zgłoszeniowy wpłynął w terminie zgłaszania projektów określonym w załączniku nr 1 do  niniejszego zarządzenia,

8) projekt został zakwalifikowany do właściwej kategorii projektów jako projekt mały lub duży.

3. Projekty niezgodne z wymogami formalnymi zostaną odrzucone z podaniem przyczyn ich odrzucenia, a ich autorzy zostaną poinformowani przez pracownika Biura Prasowego i Komunikacji Społecznej Urzędu na wskazany w formularzu zgłoszeniowym projektu adres e-mail lub wiadomością sms na podany numer telefonu, o wynikach negatywnej oceny z podaniem uzasadnienia odrzucenia projektu.

4. Projekty spełniające wymogi formalne, zostaną poddane ocenie merytorycznej, która jest dokonywana przez Biuro Prasowe i Komunikacji Społecznej Urzędu po zasięgnięciu opinii właściwego biura/wydziału/referatu Urzędu lub miejskiej jednostki organizacyjnej, a następnie przez merytorycznie właściwe biuro/wydział/referat Urzędu lub miejską jednostkę organizacyjną.

5. W trakcie oceny merytorycznej badane jest spełnienie przez projekt następujących warunków:

1) projekt mieści się w zakresie zadań własnych Miasta Szczecinek;

2) projekt nie narusza obowiązujących przepisów prawa, prawa osób trzecich, w tym prawa własności;

3) projekt jest wykonalny technicznie (tzn. znane oceniającym uwarunkowania techniczne, przestrzenne, społeczne umożliwiają, według najlepszej wiedzy, realizację wnioskowanego zadania);

4) zweryfikowane szacunkowe koszty realizacji projektu mieszczą się w przedziale określonym w § 1 ust. 2;

5) projekt uwzględnia, o ile to możliwe, uniwersalne projektowanie;

6) projekt nie pozostaje w sprzeczności z obowiązującymi koncepcjami przestrzennymi, w tym w szczególności z planami zagospodarowania przestrzennego, przedsięwzięciami zamieszczonymi w Wieloletniej Prognozie Finansowej itp.;

7) lokalizacja projektu powinna umożliwiać korzystanie z niej wszystkim mieszkańcom miasta, grunt wskazany przez wnioskodawcę jako lokalizacja inwestycji musi stanowić:

a) własność Miasta Szczecinek,

b) własność lub współwłasność, pod warunkiem uzyskania przez wnioskodawcę pisemnej gotowości do współpracy w formie deklaracji zgody właściciela nieruchomości, której wzór stanowi załącznik do formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w załączniku nr 2 do zarządzenia;

c) być w użytkowaniu wieczystym, pod warunkiem uzyskania przez wnioskodawcę pisemnej gotowości do współpracy w formie deklaracji zgody właściciela nieruchomości i użytkownika wieczystego, której wzór stanowi załącznik do formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w załączniku nr 2 do zarządzenia;

Brak dostarczenia deklaracji zgody właściciela terenu, uniemożliwia dalsze procedowanie wniosku,

8) projekt nie wymaga współpracy podmiotów zewnętrznych, a w przypadku, gdy wymaga – podmioty te przedstawiły pisemną gotowość do współpracy w formie oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik do formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w załączniku nr 2 do zarządzenia;

9) projekt jest możliwy do realizacji w trakcie jednego roku budżetowego;

10) projekt nie przewiduje realizacji jedynie części zadania, w tym sporządzenia wyłącznie projektu bądź planu zadania lub zabezpiecza jedynie środki na wykonanie, bez zabezpieczenia środków na projektowanie;

11) projekt zapewnia pełną dostępność wszystkim mieszkańcom Szczecinka, bez ograniczeń i bez konieczności przynależności do określonego stowarzyszenia lub organizacji,

12) projekt nie ma charakteru projektu autorskiego, chyba że przewiduje nieodpłatne przeniesienie autorskich praw majątkowych na Miasto Szczecinek i wybór wykonawcy w trybie konkurencyjnym, w tym w oparciu o przepisy Prawa zamówień publicznych,

13) proponowany sposób realizacji zadania spełnia wymogi celowości, gospodarności i racjonalności wydatkowania środków publicznych (w tym z uwzględnieniem przyszłych szacunkowych kosztów funkcjonowania i utrzymania).

6. Biuro Prasowe i Komunikacji Społecznej Urzędu, właściwy wydział/biuro/referat Urzędu lub miejska jednostka organizacyjna zwraca się telefonicznie lub e-mailem do autora projektu o uzupełnienie lub wyjaśnienie, w każdym przypadku, gdy zachodzą wątpliwości wynikające z określonych zapisów projektu, które mają wpływ na jego ocenę.

7. W przypadku ustalenia w wyniku oceny merytorycznej, że koszt szacunkowy projektu przekracza kwotę środków, określoną w § 1 ust. 2 uchwały, opiniujący wydział/biuro/referat Urzędu lub miejska jednostka organizacyjna przedkłada autorowi projektu - na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail lub telefonicznie - propozycję ograniczenia zakresu rzeczowego projektu lub też inne propozycje umożliwiające realizację projektu w granicach kwoty określonej w § 1 ust. 2 uchwały, przy zachowaniu jego funkcjonalności.

8. Autor projektu może dokonać stosownej modyfikacji projektu, w szczególności tak, aby koszty szacunkowe projektu mieściły się w kwocie środków określonej w § 1 ust. 2 uchwały, przy czym modyfikacja powinna nastąpić poprzez złożenie poprawionego formularza zgłoszeniowego najpóźniej 7 dnia od dnia poinformowania autora projektu o konieczności dokonania w nim zmian.

9. W przypadku braku modyfikacji projektu w powyższym terminie, projekt zostanie oceniony negatywnie ze względów merytorycznych.

10. Istotna zmiana zakresu rzeczowego projektu, w tym w szczególności zmiana jego lokalizacji bądź łączenie z innymi projektami, jest możliwa tylko za zgodą autora lub autorów projektów.

11. Po zakończeniu oceny merytorycznej projektu pracownik Biura Prasowego i Komunikacji Społecznej Urzędu informuje na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail oraz wiadomością sms na podany numer telefonu autorów projektów, które zostały ocenione negatywnie, o przyczynach negatywnej oceny projektu. Na adres e-mail autora przesyłana jest kopia karty obiegowej oceny projektu.

12. W terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji o negatywnej ocenie merytorycznej projektu, autorowi służy prawo wniesienia pisemnego odwołania. W przypadku złożenia odwołania drogą pocztową, za datę wpływu uważa się datę wpływu do Urzędu.

13. Odwołanie składane jest do Burmistrza, który ostatecznie rozstrzyga w sprawie umieszczenia takiego projektu na liście projektów do głosowania.

14. W terminie 7 dni od dnia wniesienia odwołania Burmistrz informuje pisemnie autora projektu o wyniku rozpatrzenia odwołania.

15. Po zakończeniu procedury odwoławczej Biuro Prasowe i Komunikacji Społecznej Urzędu sporządza informację zawierającą wyniki oceny wszystkich projektów zgłoszonych w ramach budżetu obywatelskiego.

16. Kolejność projektów w informacji, o której mowa w ust. 15 jest ułożona zgodnie z datą ich złożenia.

17. Informacja, o której mowa w ust. 15, jest podawana do publicznej wiadomości na stronie internetowej budżetu obywatelskiego i zawiera: nazwę projektu, imię i nazwisko autora, lokalizację, zweryfikowaną szacunkową wartość oraz wynik oceny.

18. Jeśli wartość wszystkich projektów, nieodrzuconych w wyniku oceny nie przekracza kwoty przeznaczonej na realizację budżetu obywatelskiego, o której mowa w § 1 ust. 2 uchwały, głosowanie nie odbywa się, a wszystkie projekty z listy dopuszczonych do głosowania zostają przyjęte do realizacji.